Introdução

Este é o primeiro de uma série de artigos sobre Workflows(fluxos de trabalho) no SharePoint Online ( sendo possível também criá-los no on-premises ).

Mas, antes de tudo, o que é um Workflow?

O WFMC ( Workflow Management Coalition ) http://www.wfmc.org/ descreve workflow como o seguinte:

“Automação de um processo de negócios, total ou em partes, durante o qual documentos, informações e/ou tarefas são passadas de um participante para o outro para a realização de uma ação ( atividades ), de acordo com um conjunto de regras de procedimentos. Onde, um participante pode ser uma pessoa ou um sistema, local ou em uma organização remota”.

Como o mesmo possui foco nos negócios, isso já explica a importância dos mesmos nas organizações.

Abaixo, link da Microsoft com mais definições sobre o WorkFlows no SharePoint:

http://technet.microsoft.com/pt-br/library/jj227177(v=office.15).aspx

Out-of-box Workflows

O SharePoint possui diversos fluxos de trabalho incluídos por padrão que são uma espécie de miniaplicativos prontos, e simplificam a implementação de vários processos corporativos.
Os mesmos foram criados para poupar tempo dos usuários, uma vez que, podem ser implementados, sem trabalho adicional, em processos muito comuns nas organizações.
Suponha o seguinte fluxo de aprovação de documentos (muito comum na maioria das organizações):

A execução manual deste fluxo ( sem uso de Workflows do SharePoint ) envolve muita verificação, como por exemplo, João enviou o documento e Ana validou, porém, João esqueceu de solicitar a validação do José ( que é seu gerente é precisa validar os documentos ). Estas validações manuais, e muitas vezes realizada apenas via troca de e-mails, não são confiáveis, pois podem “atropelar” todo o processo da empresa.

Um outro problema seria o tempo. Mesmo se João solicitasse a validação corretamente de todos os envolvidos no fluxo, ainda assim perderia tempo com trabalho extra.

Os problemas citados acima podem ser resolvidos com os Workflows incluídos no SharePoint. O SharePoint 2013 possui 5 fluxos de trabalho pré-definidos conforme listagem a seguir:

1 – Aprovação – Workflow que roteia um documento ou item para aprovação ou rejeição ( este fluxo poderia ser usado para resolver o problema supracitado );

2 – Coletar Comentários – Workflow que roteia um documento ou item para coleta de comentários. Este fluxo compila todos os comentários e exibe um registro do processo de revisão;

3 – Coletar Assinaturas – Workflow que  roteia uma pasta de trabalho ou formulário para obter assinaturas digitais. Em geral, usado no lugar do fluxo Aprovação, quando não há necessidade de alterações no documento;

4 – Três Estados – Workflow que permite acompanhar o status de um item da lista através de 3 estados/fases. Por exemplo, Ativo, Pronto para Revisão e Completo. Onde cada estado atribui uma tarefa a uma pessoa e envia um e-mail alertando sobre a mesma;

5 – Aprovação para Publicação – Workflow que automatiza o encaminhamento de conteúdo para revisão e aprovação. Este fluxo é bem parecido com os outros fluxos incluídos no SharePoint, porém, a principal diferença é que o mesmo foi criado para controlar conteúdo das páginas web.

Conclusão

Este artigo fez uma introdução aos fluxos de trabalho no SharePoint. No próximo artigo, iremos abordar o uso destes workflows no SharePoint Online.

Contato: demetrioi@hotmail.com

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